月次報告会の議事録


●月次報告会の方法と議事録の事例

部門の枠を超えた全社で実施する月次の報告会は、最初は、目的によって分けて行った方が良いでしょう。

 

1、月次の数値実績を報告する会議

 

2、戦略の実行度合いを報告する会議

 

今あなたの会社では、どの様な月次の報告会を実施していますか。

 

月次の数字を詰める会議と戦略を検討する会議は同時に実施
出来る状況になるまでは日を変えて分けて実施した方がよいでしょう。

ある企業の例では、
1、数字を詰める会議は、毎月実施する
2、戦略の実行度合い、進捗及びこれからの方向を議論する会議は
  2ヶ月に一回 数値会議とは別に実施されています。

また、ある会社では
1、数字の会議は、経営企画部門が各部門からの報告を収集し一括
  して、作成し幹部に報告を行います。
2、月次の会議では、数字以外の戦略についての報告、特に活動
  状況を報告します。

実績が良くない時は、前向きな考えでチャレンジする意欲が
萎えてきます。今何をすべきかが見えないことが多々あります。

どの様な会議をするのかは、トップの方が考えますが、数字の詰め
又は上積み会議だけではなく、建設的な意見が出るような話し合いを
行う場を持つことは非常に重要です。それは、話し合いの中で
気付きが起こり、部門間の相乗効果が得られる場合が多いからです。

戦略会議では、戦略マップを使います。戦略マップにはその部門の
戦略シナリオが組み入れられていますので、他の部門の方でも理解
出来ます。
戦略を実行することにより、その戦略マップに評価の色が付いてくる
ので、どのような進捗状況にあるのか、またそれに対してどの様な
手を打ているのかが分かり、あなたの部門の戦略実行にも非常に
参考になります。

●戦略マップは、その部門のことをいろいろ語ってくれます。
   ・頑張っている事
   ・上手くいっている事
   ・上手くいっていない事
   ・怠けている事
   ・結果が出てきている事
   ・思惑が違って来た事
   ・不足している事
   ・攻めている事
   ・将来に向かって取り組んでいる事
 これらを理解することから継続的な取り組みが出来てきます。

月次報告会(戦略報告会)議事録の事例

・月次の報告会は各部門が戦略マップを見ながら報告します。
・期初で説明した戦略シナリオがどの様に進捗しているかを
 報告します。
 予定通り進んでいれば「予定通りです」の一言でその部門は
 終了しても良いでしょう。
・戦略の活動不足が最も問題になります。何故活動できていないのか
 説明します。今後のアクション計画も話します。
・シナリオの思惑外れについては、何故そのように成ったのかを検討
 し、活動の方向を変えるか、新たなシナリオを作ります。

議事録としての記入例は
1、開催日    2009/06/10
2、会議タイトル  6月度月次会議
3、開始時間   13:00
4、会議時間   3時間
5、会議の目的  例 ・スタートして2ヶ月目の状況報告
               戦略マップでの報告を定着させる
              ・全部門の戦略実行状況と結果発表
              ・出来た活動と出来なかった活動を取上げる
6、会議のタイトルを設定し、その内容について記述する
  例として
  ・ 発表部門及び発表者
  ・ 活動出来た事
  ・ 活動できなかった事
  ・ 頂戴したアドバイス
  ・ 問題点の指摘
  ・ 次へのアクション内容
 等、何を設定すべきか考えます。
 今回は、  発表部門、活動出来た事、活動できなかった事を設定

7、会議の結果 例 ・ 計画した活動が実行できてきた部門とそうで
               ない部門の違いは、リーダーの取り組み
               姿勢に違いがあるからである。
               リーダーの意識改革が急務

8、今回の会議の評価を自己判断で入力 
               0 〜 15 ポイントで設定

★いかなる会議も、有意義なものとする努力を忘れない事。

 

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